Lors de votre première réservation, nous vous ferons remplir et signer un document nous permettant de compléter votre dossier. Par cette signature, vous vous engagerez à respecter le fonctionnement et les règlements se rapportant aux locations de salle au Centre des Grands-Vents.
Pour la sécurité de tous, assurez-vous que l’assurance responsabilité de votre organisation couvre les frais en cas de dommages ou blessures lors de vos activités à l’extérieur de votre organisme, par conséquent lors de vos locations au Centre des Grands-Vents. Assurez-vous d’avoir dans votre équipe une personne formée en premiers soins et en réanimation cardiorespiratoire afin d’intervenir au besoin..

Si votre organisme n’est pas locataire au Centre des Grands-Vents et que vous désirez louer une salle le soir, veuillez noter que l’appariteur est présent du lundi au vendredi jusqu’à 22 h. Pour les locations les samedis et dimanches, durant l’été, un coût supplémentaire de 40 $/heure pour un minimum de 3 heures vous sera facturé pour le service d’appariteur. Si tel est le cas, vous serez avertis lors de votre réservation.
Veuillez noter que les tarifs sont variables, des prix réduits peuvent être proposés en fonction de la période, durée et condition de la location. Les membres de l’Association Communautaire Francophone de St. Jean (ACFSJ) bénéficient d’un tarif préférentiel.

Lors de votre première location, vous devrez payer le montant total de votre location avant celle-ci (frais de conciergerie inclus selon la situation). Dans le cas où les frais de conciergerie seraient différents que ceux facturés, une deuxième facture vous sera envoyée ou un crédit vous sera accordé lors de votre prochaine location.
Pour vos autres locations, votre facture vous sera envoyée par. Vous pouvez payer par chèque, en argent comptant, par virement Interac ou directement en ligne. Nous ne prenons pas les cartes de débit ni de crédit. Vous devrez effectuer le paiement de la facture dans un délai de 30 jours à compter de la date de facturation de celle-ci..

Les frais d’annulation se produisent de la façon suivante:
– un préavis de 15 jours ouvrables ne vous donnera aucun frais d’annulation
– un préavis de 5 jours ouvrables vous coûtera 50% du montant de la location
– un préavis de 2 jours ouvrables vous sera facturé en complet.
Exemple : Vous avez une réservation prévue le mercredi 31 juillet. Pour éviter des frais, vous devez annuler avant le mercredi 10 juillet. Si l’annulation se fait entre le 10 juillet et le 26 juillet, vous serez facturé 50% du montant de la réservation. Si l’annulation se fait plus tard que le 29 juillet (inclus), vous serez facturé la somme totale.
Lorsque vous annulez une salle, vous devez appeler, ou le cas échéant envoyer un courriel au (709) 757-2816, [email protected].

Nous nous réservons le droit d’annuler toute réservation si vous utilisez une salle trop petite pour vos besoins (exemple : une salle de 10 personnes pour une réunion de 24 personnes). Pour éviter cette inconvenance, veuillez partagez vos besoins et demandes avec Manon Laverrière, afin de répondre au mieux à vos besoins.

Notez que nous offrons des tarifs réduits pour des locations cycliques (hebdomadaires ou mensuelles) ou des locations à plus long terme (un mois de location continu). Ces offres vous seront partagées personnellement après nous avoir contacté avec vos besoins et demandes.

Notez que lors de votre arrivée les tables et les chaises sont disposées d’une manière précise. Nous vous demandons de les replacer de la même façon qu’à votre arrivée. Un plan de la salle est disponible à l’entrée du local pour vous aider. Prévoyez être deux personnes pour soulever et déplacer les tables car elles sont lourdes. Nous offrons la possibilité de placer la salle a votre arrivée et de la ranger avec des frais supplémentaires. 
De plus, nous vous demandons de jeter les déchets, de fermer les fenêtres et de vous assurer que la porte du local soit verrouillée. Des frais de 40$ pourraient être facturés si la salle n’est pas laissée dans l’état initial. Tout bris de matériel vous sera facturé. Toute décoration installée doit être retirée avant votre départ. Vous pouvez demander que la salle soit disposée en conférence et qu’elle soit rétablie par la suite. Pour ce service, un coût supplémentaire vous sera facturé.

L’ACFSJ est tenue à la confidentialité concernant l’identité des locataires du Centre des Grands-Vents. Par conséquent, l’ACFSJ ne fournira pas le nom de ceux-ci à tout autre organisme/groupe/individu intéressé par le même local, dans la même plage horaire.
Le Centre des Grands-Vents n’est pas responsable des objets perdus ou volés (bijoux, vêtements, lunettes, portefeuille, etc.)

Téléphone au (709) 757-2816. Courriel à [email protected]

À votre arrivée, nous vous demandons de vous présenter aux bureaux de l’ACFSJ, suite 254, afin de vous faire déverrouiller la porte de la salle que vous avez louée. C’est à ce moment que les accessoires et le matériel empruntés vous seront remis. Nous n’installons pas le matériel dans la salle pour vous. Vous êtes responsables de vérifier que le matériel est en bon état lorsque vous en prenez possession. Vous devez rapporter le matériel aux bureaux de l’ACFSJ, salle 254, après utilisation.
En votre absence, l’ACFSJ se réserve le droit de ne pas ouvrir la porte de la salle que vous avez louée à vos participants.

Si vous disposez de matériel publicitaire et souhaitez les afficher, veuillez le faire savoir à l’ACFSJ qui pourra vous donner les indications applicables. Il y a plusieurs espaces d’affichage possibles, à l’entrée du Centre des Grands-Vents, à l’entrée de l’espace loué ou sur le panneau d’affichage, et l’ACFSJ pourra aussi partager l’information à ses membres ou sur réseaux sociaux, sous la condition que les informations soient en français, ou préférablement bilingue.