Lors de votre première réservation, nous vous demanderons de remplir et de signer un document afin de compléter votre dossier. Par cette signature, vous vous engagez à respecter les règles et le fonctionnement relatifs aux locations de salle au CSC des Grands Vents.

Pour la sécurité de tous, nous vous prions de vérifier que l’assurance responsabilité de votre organisation couvre les frais liés à d’éventuels dommages ou blessures survenant lors de vos activités à l’extérieur de votre organisme, y compris pendant vos locations au CSC des Grands Vents.

Nous vous recommandons également de désigner au sein de votre équipe une personne formée aux premiers secours et à la réanimation cardiorespiratoire, afin d’être prête à intervenir en cas de besoin.

Lors de votre première location, le montant total de la location, frais de conciergerie inclus selon la situation, devra être réglé avant l’événement. Si les frais de conciergerie diffèrent de ceux initialement facturés, une seconde facture vous sera envoyée ou un crédit sera appliqué à votre prochaine location.

Pour les locations suivantes, votre facture vous sera envoyée par courriel. Les paiements peuvent être effectués par chèque, en espèces, par virement Interac ou directement en ligne.   Veuillez noter que nous n’acceptons pas les cartes de débit ni de crédit. Le paiement de la facture doit être réalisé dans un délai de 30 jours à compter de la date de facturation.

Mode de réservation
Pour effectuer une réservation, veuillez nous contacter par téléphone au (709) 757-2816 ou par courriel à [email protected].

Annulation

Les frais d’annulation s’appliquent comme suit :

• Préavis de 15 jours ouvrables : Aucuns frais d’annulation.
• Préavis de 5 jours ouvrables : 50 % du montant de la location.
• Préavis de 2 jours ouvrables : Montant total de la location.

Exemple : Si vous avez une réservation pour le mercredi 31 juillet, vous devez annuler avant le mercredi 10 juillet pour éviter des frais. Si l’annulation se fait entre le 10 juillet et le 26 juillet, vous serez facturé 50 % du montant de la réservation. Toute annulation effectuée après le 29 juillet (inclus) entraînera des frais équivalents à la somme totale.

Pour annuler une réservation, veuillez nous appeler au (709) 757-2816 ou, si nécessaire, envoyer un courriel à [email protected].

À votre arrivée, nous vous prions de vous présenter aux bureaux de l’ACFSJ, suite 254, afin que la porte de la salle que vous avez louée soit déverrouillée. À ce moment-là, nous vous remettrons les accessoires et le matériel empruntés. Veuillez noter que nous n’installons pas le matériel dans la salle pour vous. Il est de votre responsabilité de vérifier que le matériel est en bon état au moment de sa prise en charge.

Après utilisation, vous devez retourner le matériel aux bureaux de l’ACFSJ, salle 254. En votre absence, l’ACFSJ se réserve le droit de ne pas ouvrir la porte de la salle à vos participants.

Responsabilité
Le CSC des Grands Vents décline toute responsabilité en cas d’objets perdus ou volés (bijoux, vêtements, lunettes, portefeuilles, etc.).

Confidentialité des locataires
L’ACFSJ s’engage à respecter la confidentialité des locataires du CSC des Grands Vents. Ainsi, nous ne divulguerons pas les noms des locataires à tout autre organisme, groupe ou individu intéressé par la même salle dans la même plage horaire.

Location cyclique ou à long terme

Le CSC des Grands Vents offre des options de location cyclique ou à long terme, adaptées à vos besoins.

Propreté des salles

Nous vous prions de maintenir la propreté des salles durant votre location. Il est essentiel de respecter les lieux pour le confort de tous.

Affichage de vos activités
Si vous disposez de matériel publicitaire et souhaitez l’afficher, veuillez en informer l’ACFSJ, qui pourra vous fournir les indications nécessaires. Plusieurs espaces d’affichage sont disponibles : à l’entrée du CSC des Grands Vents, à l’entrée de votre espace loué ou sur le panneau d’affichage. L’ACFSJ peut également partager vos informations avec ses membres ou sur les réseaux sociaux, à condition que celles-ci soient en français ou, de préférence, bilingues.

Animaux
Les animaux sont strictement interdits dans le bâtiment, à l’exception des chiens guides ou d’assistance. Une demande spéciale peut être faite pour des activités exceptionnelles (par exemple, la zoothérapie).

Permis d’alcool
L’ACFSJ dispose d’un permis de vente d’alcool et peut offrir un service de bar. Merci de nous en informer dès que possible pour que nous puissions coordonner ce service selon vos besoins.

Service d’incendie
Veuillez noter qu’un membre du personnel du Service des Incendies, division prévention, peut effectuer une visite des lieux et des installations à tout moment durant votre réservation. Si vous ne respectez pas les conditions établies lors du processus de validation avec ce service, votre activité pourrait être annulée sur-le-champ par l’autorité compétente (préventionniste, pompier, police). Le CSC des Grands Vents décline toute responsabilité pour les dommages occasionnés, et aucun remboursement ne sera accordé.

Pour des raisons de sécurité, il est interdit de laisser des objets dans les corridors.

Fermeture du Centre
Aucune réservation de salle n’est prise lorsque le CSC des Grands Vents est fermé, tels que lors des congés fériés :

• Fin de semaine de Pâques (vendredi et lundi inclus)
• Fête des Patriotes (Le lundi précédent le 25 mai)
• La Saint-Jean-Baptiste (24 juin)
• La Confédération (1er juillet)
• Journée des Régates (1er mercredi du mois d’août)
• Fête de l’Acadie (15 août)
• Fête du travail (1er lundi du mois de septembre)
• Journée nationale de la vérité et de la réconciliation (30 septembre)
• Action de grâce (2ème lundi du mois d’octobre).

Prenez note que le Centre sera également fermé deux semaines pour les vacances de Noël.

Si votre organisme n’est pas locataire au CSC des Grands Vents et que vous souhaitez louer une salle en soirée, sachez que l’appariteur est disponible du lundi au vendredi jusqu’à 22 h. Pour les locations le samedi et le dimanche durant l’été, des frais supplémentaires de 40 $/heure, avec un minimum de 3 heures, seront appliqués pour le service d’appariteur. Vous serez informé de ces frais lors de votre réservation.

Veuillez également noter que nos tarifs peuvent varier. Des prix réduits peuvent être proposés en fonction de la période, de la durée et des conditions de la location. Les membres de l’Association Communautaire Francophone de St. Jean (ACFSJ) bénéficient d’un tarif préférentiel.